OTP
🦄 One Trick Pony (OTP)
L’application One Trick Pony agit comme un « pont intelligent » et automatisé entre deux systèmes : Démarches Simplifiées (DS) : la source de données, riche mais complexe et Grist : la destination, un outil d’analyse structuré.
- Transformation des données en informations : Les données brutes dans Démarches Simplifiées, avec leur structure complexe et imbriquée, sont difficiles à exploiter pour une analyse globale. One Trick Pony les transforme en une source d’information actionnable.
- Agilité et prise de décision : Disposer de données à jour en quasi-temps réel permet une prise de décision plus rapide et mieux informée. Le suivi de l’instruction des dossiers devient transparent et mesurable, ce qui aide à identifier les goulots d’étranglement et à optimiser les processus administratifs.
- One Trick Pony (OTP) élimine des heures, voire des jours, de travail manuel de saisie de données. Cela libère les agents pour qu’ils se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse ou l’accompagnement des usagers. De plus, le risque d’erreur humaine lié au copier-coller est réduit à zéro.
Le problème à résoudre
Les agents sont aujourd’hui confrontés à de nombreuses difficultés dans le traitement des données numériques. Les informations qu’ils manipulent proviennent souvent de sources variées (formulaires, fichiers partagés, courriels, bases de données internes) et ne sont pas toujours structurées ou interopérables.
Cette dispersion entraîne une perte de temps considérable pour consolider, vérifier ou corriger les données avant de pouvoir les exploiter.
À cela s’ajoutent : des doubles saisies entre plusieurs outils non connectés, augmentant le risque d’erreurs ; un manque de visibilité sur la fiabilité et l’actualisation des données ; des difficultés de partage et de traçabilité, notamment lorsqu’il s’agit de collaborer entre services ; et souvent une absence d’automatisation, obligeant les agents à exécuter manuellement des tâches répétitives à faible valeur ajoutée.
Résultat : les processus sont ralentis, la qualité des données est hétérogène, et la charge cognitive des agents augmente — au détriment de l’analyse, de la réactivité et du service rendu aux usagers.
Le contexte
- Octobre 2024 : lauréat de l’AAP FTAP Occitanie : projet Inari. Ce projet visait à expérimenter le transfert automatisé des données de coopération internationale vers une base de données centralisée, afin d’alimenter des tableaux de bord Metabase consultables et partageables entre services.
L’expérimentation a cependant mis en évidence plusieurs obstacles, notamment la difficulté de déployer et de financer une base de données ouverte hors du réseau RIE, ainsi que les contraintes liées à la gestion, la mise à jour et l’accès sécurisé à cette base. - Mars 2025 : À partir des enseignements tirés du FTAP, j’ai conçu un prototype de solution “low tech” s’appuyant sur les outils de la Suite Numérique, notamment Démarches Simplifiées (DS) et Grist.
Cette approche présente l’avantage de préserver la chaîne de traitement des données au sein d’un environnement sécurisé (SecNumCloud), tout en évitant la mise en place d’une base de données dédiée. Facile à déployer, la solution renforce l’autonomie des agents et simplifie les usages sans nécessiter d’infrastructure technique lourde. - Juin 2025 : L’application One Trick Pony est choisie par les services de la DINUM et est présentée lors du salon Vivatech.
- Juillet 2025 : La DGFIP propose de soutenir le déploiement de ce commun numérique en finançant l’accompagnement de deux développeurs dédiés au projet.
- Aout 2025 : la Ruche numérique propose d’accompagner le projet (2 ETP) en mode start-up d’État dans le cadre du dispositif Intrapreneur hors du cadre de l’appel à projet dédié.
- Octobre 2025 : Le SNUM devient sponsor du projet.
| Date | Évènement |
| 21 novembre 2025 | CODIR SNUM (reporté en décembre) |
| 28 novembre 2025 | Webinaire national Grist |
| 03 décembre 2025 | Séminaire de la Ruche numérique |
| 11 décembre 2025 | visio SNUM RMSI |
| 12 décembre 2025 | Visio SGAR Occitanie |
| 15 décembre 2025 | CODIR DRAAF Occitanie |
| 16 décembre 2025 | Journée Open DIT DINUM |
| 09 janvier 2026 | visio DGER/ENSFEA |
Fonctionnement de l’outil
Étape 1 : Demande d’Information (extraction DS) L’application commence par interroger l’API de Démarches Simplifiées. Pour cela, elle utilise un langage de requête appelé GraphQL.
Étape 2 : Préparation de la structure dans Grist. Avant d’envoyer les données, l’application analyse la structure des données extraites de DS et crée ou vérifie que les tables et colonnes correspondantes existent bien dans le document Grist. Si une table ou une colonne manque, l’application la crée automatiquement.
Étape 3 : Organisation. Les données reçues de Démarches Simplifiées arrivent dans un format (JSON) qui est souvent complexe et imbriqué. À cette étape, le rôle principal de One Trick Pony est de « traduire » et « d’aplatir » cette information. L’application sépare les données pour les ranger dans quatre tables organisées :
- dossiers : Les informations générales du dossier (date de dépôt, statut, etc.).
- champs : Toutes les réponses aux différents champs du formulaire.
- annotations : Les notes et commentaires des instructeurs.
- repetable_rows : Les sections complexes « répétables » (ex: plusieurs apprenants ou entreprises ajoutés dans un même dossier).
Étape 4 : Envoi et mise à jour des Données. C’est l’étape finale. L’application envoie les données, maintenant propres et organisées, vers l’API de Grist. Ce processus est optimisé pour l’efficacité : Les données sont envoyées par « lots » pour ne pas surcharger l’API. Il effectue une mise à jour incrémentale : il identifie d’abord les dossiers déjà présents dans Grist pour ne transférer que les informations nouvelles ou modifiées.
Cela assure une mise à jour rapide et fiable, même lorsqu’il s’agit de synchroniser des milliers de dossiers. Ce processus en quatre temps transforme une tâche complexe et chronophage en une opération automatisée et fiable.
Déploiements
L’application est déjà déployée sur de nombreuses démarches auprès de différents services de l’État pour bénéficier de retours usagers. La prochaine étape (mi novembre) va permettre d’élargir la base des testeurs à d’autres services, ministères et collectivités.
| Démarches | Nombre démarches | Périmètre | Déploiement |
| IBR | 1 | Draaf Occitanie | effectué |
| IBR | 1 | Draaf Aura | effectué |
| IBR | 5 | Draaf HDF | effectué |
| Inclusion (AESH) | 1 | Draaf Occitanie | effectué |
| Prestation sociales | 1 | Draaf Occitanie | effectué |
| Prestation sociales | 1 | National (SRH) | en cours |
| AAP Drac Draaf | 1 | Draaf Occitanie | effectué |
| Gestion PNF | 1 | Occitanie (ENSFEA) | en cours |
| Gestion consortia | 2 | Occitanie (ENSFEA) | effectué |
| Coop inter | 5 | Draaf Occitanie | effectué |
| ADN | 1 | National (DGFIP) | effectué |
| Mouvement élèves | 1 | Draaf Occitanie | effectué |
| Darwin (CASDAR) | 1 | National (DGER) | en cours |
| Biomasse | 1 | National (DGPE) | en cours |
| RH | 2 | Draaf Bretagne | en cours |
Feuille de route
Chiffres clés
| Financements | Affectation | Montants |
| Ministère Finances (DGFIP) | Développement | 80 000 € |
| Ruche Numérique | Design Ui-Ux // Déploiement | 70 000 € |
| 150 000 € |
Prolongements
En normalisant et en agrégeant les données dans Grist, l’outil favorise un partage fluide et sécurisé de l’information entre agents, services, partenaires et usagers. Il comble plusieurs limites identifiées dans l’usage de Démarches Simplifiées, notamment en permettant :
- une définition fine des données à partager
- le calcul et le contrôle de cohérence des informations
- le renvoi des données calculées dans DS en vue de l’instruction
- le croisement de tables avec d’autres sources de données (API, appli métier)
Enfin, il ouvre la voie à la mise en œuvre effective du principe « Dites le nous une fois » et de l’Open Data, grâce à la nouvelle possibilité de préremplir les formulaires à partir des données stockées dans Grist.
En résumé, One Trick Pony n’est pas qu’un simple outil technique ; c’est un atout stratégique. Il transforme des données administratives brutes, souvent cloisonnées et difficiles d’accès, en une intelligence opérationnelle claire et disponible. En automatisant la collecte et la structuration de l’information, il constitue un levier essentiel pour moderniser nos processus, améliorer notre efficacité et, finalement, mieux valoriser notre patrimoine de données.
